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河北大学举(承)办国际会议指南

发布时间: 2016-07-14 16:27:46   作者:本站编辑   来源: 本站原创   浏览次数:

本指南旨在加强对我校举(承)办国际学术会议的管理,规范国际会议申办程序、会议过程管理、经费管理和会议总结工作。

第一章  会议界定

第一条  本办法适用的国际会议包括以河北大学或校属单位名义在我国境内(不含港、澳、台地区)主办、承办的有国外代表出席的学术会议、论坛、研讨会、报告会和交流会等。

第二条  国际学术会议应达到包括主办国在内的至少3个国家以上外宾。如外宾来自一个国家,请会议举(承)办单位确保会议为纯学术性,不涉及敏感议题。

第三条  按照国际会议正式代表人数,将国际会议划分为大型国际会议、中型国际会议、小型国际会议。大型国际会议是指正式代表在300人以上的会议;中型国际会议是指正式代表在100人以上、300人以下(含300人)的会议;小型国际会议是指正式代表在100人以下(含100人)的会议。

第二章  申请审批

第四条  申请条件:

1、申请举办国际会议的单位对会议的学术领域有较强的教学及科研力量,教学、科研水平较高,一般应在国内处于领先地位。

2、能够征集到国内外具有较高学术水平的论文,并能够邀请国际及国内的著名学者出席会议。

3、得到有关主管部门的同意和支持。

4、会议经费落实,须提供相应的证明材料,并具备会务及接待工作的能力。

第五条  申请程序:

1、凡申请举办国际学术会议,举办单位一般应提前三个月经经费主管部门、科研主管部门级分管科研校领导批准后,报送国际合作处审核会签报分管外事校领导审批后,由国际合作处拟文上报河北省教育厅。

2、举办单位提交的申请材料应包括以下内容(国际合作处提供具体要求及模板):

1)会议中、英文全称及简称,举办日期、会期、地点,主办单位、合办单位、协办单位、委托承办单位名称,与会人员范围、会议规模、外宾(港澳台)人数;

2)会议的主题、议题和主要内容;

3)会议经费来源及列支经费预算;

4)举办国际会议的必要性、预期目的以及已具备的条件;

5)拟邀请的主要中、外方人员姓名、单位、职务;

6)会议主席和组织机构的主要成员、会议联系人及联系方式;

7)作为主办、合办、协办或委托筹办单位和经费资助单位的境外组织的背景材料(名称须中英文、内容包括该国际组织的章程、组织机构、政治背景、对华态度、历次活动及成员有无“一中一台”问题);

8)其他需要特别说明的情况。

3、待有关主管部门正式批准下文后,举(承)办单位方应积极开展各项筹备工作。

第三章  经费管理

第六条  经费管理严格按国家及学校相关财务制度执行。

第四章  注意事项

第七条  对国际组织要求在我国举办或承办的学术会议,需严格按照国家相关政策文件进行审批,慎重对待。

第八条  原则上不邀请未建交国家人员、外国记者、外国驻华使领馆人员出席或参加会议。如有特殊需要,须事先专案报批。

第九条  一切涉外事宜,均应事先与国际合作处沟通,以便及时请示报告,妥善处理。一般不承诺、不办理外国代表的会后旅游事宜。

第十条  确定会议议题、准备会议材料、国内外代表发言以及会议期间安排的参观考察活动,均不得违反国家有关保密规定。

第十一条  会议结束后,举办单位要认真总结。并于7天内,向我校宣传部、科技处或社科处及国际合作处提交国际学术会议总结报告。总结报告书内容应包括:

1、会议名称、时间、地点、主题、主办单位及与会人员等。

2、详细的会议学术内容,如各国当代科技发展战略、学科交叉与渗透、科学发现(包括科学事实和科学原理的发现)、新思想、新方向、新方法、新产品、新材料、新实验等,结合会议交流信息,突出重点,侧重创新,注意述评结合。

3、注意反映面向应用、面向市场的研发信息。

4、概括性且有意义的建议、体会、感受等。

5、篇幅以3000-8000字为宜,可附少量图表,应尽可能将其中的外文译成中文。

6、举办单位应将收集的具有重要学术价值的会议论文和信息及时向党委宣传部、科技处或社科处及国际合作处汇报。如有反映会议信息动态的会议论文,也可与会议总结一同上报。

以上指南未尽事宜,以上级机关及相关部门规定及解释为准。